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Cos’è e come si fa la legalizzazione di un documento straniero?

Buongiorno, ho presentato la domanda di ricongiungimento per i miei figli e adesso mi hanno chiesto di presentare i certificati di nascita legalizzati. Che significa?

12 luglio 2016 – Per far valere un documento rilasciato dal proprio Paese in Italia oppure in un terzo Paese, bisogna procedere alla legalizzazione del suddetto documento presso le autorità competenti nel Paese che ha emesso il documento originale.

La legalizzazione del documento vuol dire che le autorità competente convalida la firma del funzionario dell’Ente che ha emesso il documento. Con questa convalida della firma del documento, quest’ultimo, così facendo, viene riconosciuto come autentico e quindi valido per il suo uso in un Paese diverso da quello che lo ha emesso.

In base ai diversi accordi internazionali, la procedura per la legalizzazione del documento può variare. In particolare, l’accordo più importante da considerare è la Convenzione dell’Aia del 5 ottobre 1961 relativa all’abolizione della legalizzazione di atti pubblici stranieri.  Quindi è fondamentale capire se il Paese che ha emesso il documento ha sottoscritto o meno la suddetta convenzione, perché la procedura di legalizzazione cambia, così come si spiega in seguito.

Se il Paese non ha aderito alla suddetta convenzione, la procedura di legalizzazione è la seguente: il documento originale deve essere prima convalidato dall’autorità competente del Paese che ha emesso il documento (quasi sempre si tratta del Ministero degli Esteri).

Dopo la convalida, il documento deve essere tradotto da un interprete accreditato dal Consolato italiano. Infine il documento originale convalidato e tradotto, viene depositato presso Consolato italiano per un controllo. Il Consolato verificherà che il documento sia stato convalidato nel rispetto ella legislazione del Paese di origine nonché assicurerà la conformità della traduzione affiggendo un timbro. Una volta fatta questa procedura al documento originale, lo stesso è valido in Italia e può essere presentato all’autorità che lo ha richiesto.

Se, invece, il Paese di origine ha sottoscritto alla Convezione dell’Aia del 1961, al documento originale bisognerà far mettere l’apostille. Generalmente l’autorità competente alla quale rivolgersi per l’apostille è il Ministero degli Esteri del proprio Paese, ma è buona prassi verificare qual è l’ufficio preposto per questa procedura.

L’apostille è una specifica annotazione che viene apposta da parte dell’autorità nazionale sul documento originale e sostituisce la legalizzazione presso le autorità consolari del Paese in cui verrà utilizzato il documento. La stessa può assumere la forma di un timbro, di un foglio allegato al documento originale o altre ancora, purché esista una congiunzione materiale fra il certificato e la relativa apostille. Dopo aver messo l’apostille sul documento, il seguente passo è tradurre il documento dalla lingua originale all’italiano.

A questo punto bisogna recarsi presso il Consolato italiano presente nel Paese di origine per informarsi sull’elenco dei traduttori autorizzati che possono tradurre l’originale già apostillato. Dopo che il documento è stato tradotto, bisogna presentarlo al Consolato italiano per chiedere la legalizzazione della traduzione. Dopo quest’ultimo passo, il documento può essere presentato all’autorità italiana che lo ha richiesto.  

 

D.ssa Maria Elena Arguello

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